אפליקציית Docutain במבחן - סרוק ונהל מסמכים

 מבחן: docutain 

 פרטיות ואבטחה  

לפני התקנת האפליקציה רציתי לדעת כיצד דוקוטיין מטפל בנתונים ובאיזה הרשאות גישה היישום דורש.

Docutain היא אפליקציה "תוצרת גרמניה" ומגיעה מ- INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH הממוקם בקובלנץ. החברה שקופה לגבי הטיפול בנתונים.

כל הנתונים נשמרים באופן מקומי רק במכשיר הקצה ויכולים להיות מוצפנים על ידי המשתמש. ההצפנה מונעת מגורמי צד שלישי לקרוא את המסמכים בטקסט רגיל. אם אתה טוען את נתוני האפליקציה המוצפנים לענן, אינך צריך לדאוג שגם לצדדים שלישיים עם גישה לענן תהיה גישה למסמכים. המפתח המשמש להצפנה נוצר על ידי סיסמה שהזין המשתמש במהלך ההתקנה הראשונית. יש לזכור סיסמה זו היטב, מכיוון שכדי ש- Docutain יכול להבטיח למשתמש אבטחה מרבית, הסיסמה לעולם לא נשמרת עם Docutain. לכן אין דרך לשחזר את הסיסמה אם היא אבדה.

 דוחות שגיאה וסטטיסטיקה על השימוש באפליקציות נשמרים באמצעות מרכז האפליקציות של מיקרוסופט. איסוף נתוני ניתוח כאלה הוא נפוץ, אך הוא אנונימי ולא מכיל נתונים אישיים כלשהם.

זכויות הגישה של האפליקציה כוללות את המצלמה המשמשת לסריקת מסמכים, הזיכרון לאחסון המסמכים הסרוקים וגישה לאינטרנט, אם ברצונך להעביר נתונים לענן.

 מטרות ותפקודים 

 סריקה קלה ומהירה 

דוקוטיין מבטיח להתמודד עם כל סוג של מסמך. דוגמאות ליישומים הן:

• דיגיטציה של חשבוניות וקבלות
• ניהול חוזים מכל סוג שהוא
• סריקה וניהול מתכונים מעיתונים או מצילומי מסך
• סיכום הוראות הפעלה
• דיגיטציה של שיעורי בית וגליונות עבודה

אז לצורך מבחן, תפסתי תיקיה וסרקתי סוגים שונים של מסמכים.

הסריקה הראשונה הייתה מהירה וקלה באופן מפתיע. החזק את מצלמת הסמארטפון שלך מעל למסמך, המתן לשכבת הירוק ודוקוטיין יעשה את השאר. במצב אוטומטי, האפליקציה מופעלת אם היישור מושלם ללא כל פעולה מצד המשתמש. במצב ידני, כפי שהשם מרמז, על המשתמש להפעיל בעצמו את כפתור השחרור.

תנאי תאורה אידיאליים או רקע בעל ניגודיות גבוהה אינם תנאי הכרחי. ברוב המקרים הסריקה עבדה ללא מכשולים. אם המרחק למסמך אינו נכון, האפליקציה ממליצה למשתמש לקרב את המצלמה למסמך. השחזה, חיתוך ויישור מתרחשים לאחר העיבוד האוטומטי. כמובן, ניתן גם לבצע עיבוד משלך (חיתוך, סיבוב, סינון).

 מינהל מקיף 

ניתן לספק מסמכים סרוקים עם מטא נתונים (שם, תאריך, מילות מפתח, כתובת, סכום, רלוונטיות מיסוי) ולסווג אותם לפי סוג המסמך (חשבוניות, מרשמים, אישורים וכו ').

בדומה לתיקיה קלאסית - דיגיטלית בלבד - ניתן לחפש בכל המסמכים המאוחסנים ב-Docutain את המטא נתונים שסופקו. בעזרת OCR (זיהוי טקסט) ניתן אפילו לחפש ישירות בתוכן הטקסט של המסמכים. בנוסף, ניתן לשתף מסמכים מהאפליקציה כקובץ PDF שניתן לחיפוש או כתמונה (JPG).

 PDF וענן 

באופן עקרוני, Docutain שומר את כל המסמכים בפורמט קובץ שניתן לפתוח רק עם Docutain. ניתן להפעיל את הייצוא לפורמט PDF באמצעות ההגדרות, אך אינו זמין למשתמשים בגרסת Pro.

תכונה מעשית המאפשרת להשתמש ב- Docutain במכשירים מכל מקום היא חיבור הענן. ספקי הענן הבאים נתמכים: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud ו- ownCloud.

 iOS, Android ו- Windows 

ניתן להתקין את Docutain כמעט בכל מכשיר. משתמשי iOS ו- Android של אפל יכולים להוריד את האפליקציה לגמרי בחינם מחנות האפליקציות המתאימה. למרבה המזל, INFOSOFT אינו משתמש בפרסום. שדרוג ל- Docutain Pro אפשרי כרכישה בתוך האפליקציה ועולה € 4,99 פעם אחת. Docutain Pro מציע בין היתר סריקת אצווה, פונקציית תזכורת ואפשרות לייבא קבצי PDF. הנה סקירה של תכונות Pro:

בנוסף לאפליקציה, Docutain זמין גם כיישום Windows. בניגוד לגרסת האפליקציה, ניתן להשתמש בגרסת שולחן העבודה ללא תשלום כחלק משלב בדיקה בן 14 יום. לאחר שלב הבדיקה, ניתן לרכוש את Docutain Desktop תמורת 24,99 אירו לשנה / 2,99 אירו לחודש (עסק: 199,00 אירו / 19,99 אירו). ברכישת רישיון שולחן העבודה של Windows, Docutain Pro מופעל אוטומטית במכשירים הניידים.

 גינת האקלים 

מי שמשתמש בדוקוטיין תורם גם להגנה על האקלים. כשותף לפרויקט ייעוץ מחדש של עץ האומה, דוקוטיין עוזר לשתילה מחדש של כדור הארץ שלנו. מסמכים סרוקים פירושם עצים המועילים לפרויקט Tree-Nation.

בזמן כתיבת שורות אלה, דוקוטיין כבר תרם 14857 עצים לפרויקט! אתה יכול לראות כמה עצים תרמת בעצמך באמצעות פריט התפריט "הגנת אקלים" באפליקציה.

תוכל למצוא מידע נוסף על הגנת האקלים של Docutain בכתובת: docutain.de/הגנה על אקלים