חוות דעת
0
סקירה

אפליקציית Docutain במבחן - סרוק ונהל מסמכים

by 20. נובמבר 2020
לא משנה אם חשבוניות, תעודות משלוח, מרשמים או מסמכים אחרים - עם מסמכי "Docutain" ניתן לסרוק ולנהל תוך זמן קצר, כך שיהיו זמינים מכל מקום. התבוננתי מקרוב באפליקציית ניהול המסמכים של INFOSOFT GmbH הממוקמת בקובלנץ.

מבחן: docutain

יישום הסורק הטוב ביותר של Docutain 2019

פרטיות ואבטחה

לפני התקנת האפליקציה רציתי לדעת כיצד דוקוטיין מטפל בנתונים ובאיזה הרשאות גישה היישום דורש.

Docutain היא אפליקציה "תוצרת גרמניה" ומגיע מה INFOSOFT מערכות מידע ותיעוד GmbH מבוסס ב קובלנץ. החברה שקופה לגבי הטיפול בנתונים.

כל הנתונים יהיו מקומי בלבד המאוחסן במכשיר הקצה וניתן לגשת אליו גם באמצעות ה- קידוד להיות מסופק. ההצפנה מונעת מגורמי צד שלישי לקרוא את המסמכים בטקסט רגיל. אם אתה טוען את נתוני האפליקציה המוצפנים לענן, אינך צריך לדאוג שגם לצדדים שלישיים בעלי גישה לענן תהיה גישה למסמכים. המפתח המשמש להצפנה הוא מפתח שהוזן המשתמש במהלך ההתקנה הראשונית סיסמה נוצר. צריך לזכור את הסיסמה הזו מכיוון שכדי ש- Docutain יכול להבטיח למשתמש אבטחה מרבית, הסיסמה לעולם לא נשמרת ב- Docutain. לכן אין דרך לשחזר את הסיסמה אם היא אבדה.

דיווחי באגים וסטטיסטיקה לשימוש באפליקציות נשמרים על ידי מרכז האפליקציות של מיקרוסופט. איסוף נתוני ניתוח מסוג זה הוא נפוץ, אך הוא אנונימי ולא מכיל נתונים אישיים כלשהם.

למות הרשאות גישה האפליקציה כוללת את המצלמה המשמשת לסריקת מסמכים, הזיכרון לאחסון המסמכים הסרוקים וגישה לאינטרנט, אם ברצונכם להעביר נתונים לענן.

מטרות ותפקודים

סריקה קלה ומהירה

דוקוטיין מבטיח עם כל סוג של מסמך להסתדר. דוגמאות ליישומים הן:

  • דיגיטציה של חשבוניות וקבלות
  • ניהול חוזים מכל סוג שהוא
  • סריקה וניהול מתכונים מעיתונים או מצילומי מסך
  • סיכום הוראות הפעלה
  • דיגיטציה של שיעורי בית וגליונות עבודה

אז לצורך מבחן, תפסתי תיקיה וסרקתי סוגים שונים של מסמכים.

הסריקה הראשונה הייתה מהירה וקלה באופן מפתיע. החזק המצלמה החכמה שלך על המסמך, לחכות כיסוי הירוק Docutain יעשה את השאר. בתוך ה מצב אוטומטי מפעיל את האפליקציה עם יישור מושלם ללא התערבות המשתמש. בתוך ה מצב ידני כפי שהשם מרמז, המשתמש צריך להפעיל את כפתור השחרור בעצמו.

תנאי תאורה אידיאליים או רקע בעל ניגודיות גבוהה אינם תנאי הכרחי. ברוב המקרים הסריקה עבדה ללא מכשולים. אם המרחק למסמך אינו נכון, האפליקציה ממליצה למשתמש לקרב את המצלמה למסמך. השחזה, חיתוך ויישור נעשים ב לאחר עיבוד אוטומטי. כמובן, אפשר גם לבצע עיבוד משלך (חיתוך, סיבוב, סינון).

מינהל מקיף

ניתן לשלוח מסמכים סרוקים באמצעות מטא נתונים (שם, תאריך, מילות מפתח, כתובת, סכום, רלוונטיות למס) ואחריו סוגי מסמכים קטגוריות (חשבוניות, מרשמים, אישורים וכו ').

בדומה לתיקייה קלאסית - דיגיטלית בלבד - ניתן לחפש את כל המסמכים המאוחסנים ב- Docutain באמצעות המטא-נתונים המסופקים. בעזרת OCR (זיהוי טקסט) ניתן אפילו לחפש ישירות בתוכן הטקסט של המסמכים. בנוסף, ניתן לשתף מסמכים מהאפליקציה כקובץ PDF לחיפוש או כתמונות (JPG).

PDF וענן

באופן עקרוני, Docutain שומר את כל המסמכים בפורמט קובץ שניתן לפתוח רק עם Docutain. ה ייצא לפורמט PDF ניתן להפעיל באמצעות ההגדרות, אך אינו זמין למשתמשים בגרסת Pro.

תכונה מעשית שתוכל להשתמש ב- Docutain במכשירים מכל מקום היא חיבור ענן. ספקי הענן הבאים נתמכים: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud ו- ownCloud.

iOS, Android ו- Windows

ניתן להתקין את Docutain כמעט בכל מכשיר. משתמשי אפל iOS ו- Android יכולים להשתמש באפליקציה לחלוטין בחינם בחנות האפליקציות המתאימה הורד. למרבה המזל, INFOSOFT אינו משתמש בפרסום. שדרוג ל- Docutain Pro אפשרי כרכישה בתוך היישום ועלויות חד פעמי 4,99 אירו. Docutain Pro מציע בין היתר סריקת אצווה, פונקציית תזכורת ואפשרות לייבא קבצי PDF. הנה סקירה של תכונות Pro:

פונקציות ה- Docutain Pro

בנוסף לאפליקציה, Docutain זמין גם כ- יישום Windows. בניגוד לגרסת האפליקציה, גרסת שולחן העבודה היא חלק מ- תקופת ניסיון למשך 14 יום שמיש ללא תשלום. לאחר שלב הבדיקה, ניתן להשתמש ב- Docutain Desktop עבור € 24,99 לשנה / € 2,99 לחודש (עסק: 199,00 € / 19,99 €). עם רכישת רישיון שולחן העבודה של Windows, Docutain Pro מופעל אוטומטית במכשירים הניידים.

גינת האקלים

מי שמשתמש בדוקוטיין תורם גם להגנה על האקלים. כשותף של פרויקט ייעוץ מחדש של עץ האומה דוקוטיין מסייע לשתילה מחדש של כדור הארץ שלנו. מסמכים סרוקים פירושם עצים המועילים לפרויקט Tree-Nation.

דוקוטיין - כך אנו תומכים בהגנה על האקלים בעזרתכם

בזמן מאמר זה, כבר נעשה שימוש ב- Docutain 14857 עצים תרם לפרויקט! אתה יכול לראות כמה עצים שתרמת עצמך באמצעות פריט התפריט "להגנת האקלים" באפליקציה.

תוכל למצוא מידע נוסף על הגנת האקלים של Docutain בכתובת: docutain.de/Klimaschutz

תוצאת בדיקה

הערכה
9.0
10
Fazit

לסיכום, Docutain היא אפליקציה מצליחה לניהול מסמכים. באמצעות Docutain ניתן לסרוק ולנהל חשבוניות, קבלות, חוזים, מכתבים, כרטיסי ביקור וכמעט כל מסמך אחר.

ניתן לבצע דיגיטציה של מסמכים תוך זמן קצר. תהליך הסריקה מובן מאליו ובמקרים נדירים יש להיעזר בתהליך העיבוד האוטומטי. ניהול המסמכים בנוי בצורה ברורה כך שלא תצטרכו לחפש זמן רב אחר המסמך הרצוי. למצוא במקום לחפש זו מילת המפתח כאן.

ראוי לציין במיוחד את האחסון המקומי הבלעדי של הנתונים, שניתן לספק גם הצפנה. זה מבטיח יותר אבטחה ומבטל חששות מפני הגנה על נתונים.

9.0
הדירוג שלנו
10
דירוג משתמש
1 דירוג
יש לך דירוג זה
אורח
0 תגובות
משוב משוב
הצג את כל ההערות